La facturation électronique ne se limite pas à envoyer des factures par email. Elle repose sur des formats standards et des outils certifiés, garantissant la conformité légale, la sécurité et la traçabilité des transactions. Découvrez les principaux formats et les outils indispensables pour gérer vos factures électroniques.
Les formats de facture électronique
Pour être conformes à la réglementation, les factures électroniques doivent respecter certains formats légaux. Trois principaux formats sont autorisés :
- CII (Cross Industry Invoice) : un format international standard adapté aux échanges inter-entreprises.
- UBL (Universal Business Language) : un format lisible par tous les logiciels comptables certifiés.
- Factur-X : un format mixte combinant un fichier XML structuré et un PDF, pratique pour lecture humaine et traitement automatique.
💡 Chaque format garantit authenticité, lisibilité et conservation légale des données.
Les plateformes de dématérialisation
Pour émettre, recevoir et archiver vos factures électroniques, il est nécessaire de passer par une Plateforme Agréée (PA).
- Au 1er janvier 2025, 101 plateformes agréées sont immatriculées en France.
- Le choix dépend de votre taille d’entreprise, volume de factures et fonctionnalités recherchées.
- Ces plateformes assurent la conformité légale, la sécurité et la traçabilité de toutes vos transactions.
Exemples : Pennylane, qui agit comme PA, vous accompagne dans la gestion complète de vos factures électroniques.
Signature électronique et sécurité
- La signature électronique qualifiée ou le cachet électronique qualifié est obligatoire pour garantir l’authenticité et l’intégrité de vos factures.
- Pennylane proposera cette option dès 2025, simplifiant ainsi la conformité et la validation légale.
- Grâce à ces outils, vous évitez les risques liés à la fraude documentaire et à la modification postérieure des factures.
Archivage électronique
- Les factures doivent être conservées 6 ans pour la fiscalité, et jusqu’à 10 ans selon le code de commerce.
- L’archivage électronique via PA assure :
- L’authenticité de l’origine
- L’intégrité du contenu
- La lisibilité facile à tout moment
Ainsi, vous respectez la réglementation tout en simplifiant l’accès et la gestion des documents.
Conclusion
Les formats et outils de la facturation électronique sont essentiels pour sécuriser vos processus financiers et rester conforme à la loi. En choisissant un prestataire fiable et agréé comme Pennylane, vous simplifiez la gestion de vos factures et optimisez vos opérations comptables.
👉 Gérez vos factures électroniques en toute sécurité avec Pennylane.
