La facturation électronique devient progressivement obligatoire pour toutes les entreprises. Au-delà de la conformité légale, elle représente un levier de compétitivité : gain de temps, réduction des coûts et meilleure traçabilité. Voici les 10 points essentiels à connaître pour comprendre et anticiper cette transition.
1. Définition
La facturation électronique consiste à émettre, transmettre, recevoir et archiver des factures de manière 100 % dématérialisée. Les documents sont gérés via des Plateformes Agréées (PA, ex PDP) conformes aux normes légales, comme Pennylane.
2. Cadre réglementaire
- Directive européenne 2014/55/UE : obligation d’accepter les factures électroniques pour les marchés publics.
- Décret français n°2022-1299 : passage progressif à la e-facturation pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.
Calendrier en France :
- 1er septembre 2026 : émission obligatoire pour grandes entreprises et ETI ; réception obligatoire pour toutes.
- 1er septembre 2027 : émission obligatoire pour PME, TPE et microentreprises.
3. Avantages de la facturation électronique
- Réduction des coûts : moins d’impression et d’envoi postal.
- Optimisation des process : automatisation et réduction des erreurs.
- Meilleure traçabilité : suivi en temps réel des factures et relances automatisées.
- Sécurité renforcée : conformité aux normes strictes de sécurité des plateformes agréées.
4. Formats de facture électronique
- CII (Cross Industry Invoice)
- UBL (Universal Business Language)
- Factur-X : format mixte XML + PDF
Ces formats garantissent authenticité, lisibilité et conservation légale des données.
5. Plateformes de dématérialisation
Pour gérer les factures électroniques, il est nécessaire de passer par une Plateforme Agréée.
- Au 1er janvier 2025, 101 plateformes agréées sont disponibles.
- Le choix dépend de la taille de l’entreprise, du volume de factures et des fonctionnalités recherchées.
6. Signature électronique
- Obligation d’utiliser signature électronique qualifiée ou cachet électronique qualifié.
- Pennylane proposera la signature électronique qualifiée sur option dès 2025.
- Remplace la Piste d’Audit Fiable (PAF) pour garantir authenticité et intégrité des factures.
7. Archivage électronique
- Conservation légale : 6 ans minimum pour la fiscalité, 10 ans pour le code de commerce.
- Respect de l’authenticité, de l’intégrité et de la lisibilité des factures.
8. Interopérabilité et compatibilité
- Les entreprises utilisant déjà un opérateur de dématérialisation doivent vérifier la compatibilité avec les plateformes agréées.
- Sinon, elles devront migrer vers un prestataire compatible avec le Portail Public de Facturation.
9. Sécurité et traçabilité
- Objectifs : protéger les données, sécuriser les accès, suivre les factures et réduire les fraudes à la TVA.
- Les plateformes agréées respectent des normes strictes de sécurité et de traçabilité.
10. Préparer la transition
Pour une migration réussie :
- Choisir un prestataire adapté (ex. Pennylane).
- Former les équipes à la prise en main des nouveaux outils.
- Planifier la transition selon le calendrier légal.
Conclusion
Comprendre ces 10 points clés permet de préparer efficacement votre entreprise à la facturation électronique et d’en tirer tous les bénéfices : gain de temps, sécurité et conformité.
👉 Passez à la facturation électronique facilement avec Pennylane.
